PPWR-conformiteitsverklaring: de gids voor merken

PPWR-conformiteitsverklaring voor merkeigenaren: wie tekent, welk bewijs nodig is en hoe je het over een heel portfolio beheert

Vanaf 12 augustus 2026 mag geen verpakking meer op de EU-markt worden gebracht als zij niet gedekt is door een geldige EU-conformiteitsverklaring, opgesteld op grond van Artikel 39 van Verordening (EU) 2025/40 en onderbouwd door een technisch dossier op grond van Bijlage VII. Er is geen overgangs- en geen respijtperiode: een ontbrekende of ongeldige verklaring betekent dat de eenheid juridisch "niet conform op de markt gebracht" is, wat blootstelt aan terugroeping en sancties. Met nog ongeveer vier weken te gaan is de ongemakkelijke werkelijkheid voor de meeste merkeigenaren dat de handtekening — en de aansprakelijkheid — bij hen ligt, niet bij de verpakkingsleverancier die de doos, fles of film fysiek heeft gemaakt.

Wat Artikel 39 werkelijk vereist

Artikel 39 verplicht de fabrikantvan de verpakking om vóór het op de markt brengen een schriftelijke EU-conformiteitsverklaring op te stellen en deze — samen met de technische documentatie — gedurende een vastgestelde periode te bewaren. Door te tekenen neemt de fabrikant "de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van de verpakking" met alle toepasselijke eisen van de Artikelen 5 tot en met 12 op zich: beperkte stoffen en de zwaremetalensom (Artikel 5, Bijlage V), recycleerbaarheidsgradering (Artikel 6, Bijlage II), gerecycleerde inhoud (Artikel 7), composteerbaarheid waar relevant (Artikel 8), minimalisering (Artikel 10, Bijlage IV), hergebruik waar van toepassing (Artikel 11) en etikettering (Artikel 12). De verklaring is geen marketinguitspraak; het is een juridische bevestiging dat een volledige bewijsbasis bestaat en is beoordeeld.

De valkuil voor merkeigenaren is de PPWR-definitie van "fabrikant". Op grond van Artikel 3 is de fabrikant de natuurlijke of rechtspersoon die een verpakking onder eigen naam of merk ontwikkelt of laat vervaardigen. In de praktijk is het merk waarvan de naam op de verpakking staat de fabrikant voor PPWR-doeleinden — ook als een verwerker het heeft geproduceerd. Het gevolg is direct: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de conformiteitsverklaring ligt doorgaans bij de merkeigenaar, die leveranciersbewijs moet verzamelen en valideren in plaats van simpelweg een verwerker-PDF door te sturen. Begrijpen waar elke verplichting in je toeleveringsketen zit is de eerste stap naar een verdedigbaar dossier.

Het model van Bijlage VIII: tien verplichte elementen

Bijlage VIII legt de modelstructuur vast die elke verklaring moet volgen. Ze is kort — één pagina per verpakkingstype — maar elk element is verplicht, en ontbreekt er één, dan is de verklaring ongeldig. De kernelementen zijn:

• Een unieke identificatie van de verpakking (type, model, partij of een referentie die naar het technisch dossier verwijst)
• De naam en het volledige adres van de fabrikant en, waar relevant, van de gemachtigde
• Een verklaring dat de verklaring onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt afgegeven
• Het voorwerp van de verklaring — een beschrijving van de verpakking die volstaat voor traceerbaarheid
• De verwijzing naar Verordening (EU) 2025/40 en een conformiteitsverklaring met de toepasselijke Artikelen 5 tot en met 12
• De verwijzingen naar de gebruikte relevante geharmoniseerde normen, of de alternatieve technische oplossingen waar nog geen geharmoniseerde norm een eis dekt
• De identiteit en handtekening van de persoon die gemachtigd is om namens de fabrikant te tekenen
• De plaats en datum van afgifte

Eén verklaring kan meerdere verpakkingsartikelen dekken, mits elk artikel geïdentificeerd is en de verklaring traceerbaar blijft tot haar specifieke bewijs. Die flexibiliteit is essentieel voor een merk met duizenden SKU's — maar betekent ook dat de koppeling tussen een verklaring en de onderliggende gegevens exact moet zijn, want een markttoezichtautoriteit kan je vragen het technisch dossier achter om het even welke regel te overleggen. Een kant-en-klaar, op Bijlage VIII afgestemd sjabloon voor de conformiteitsverklaring houdt elk ondertekend document consistent en auditleesbaar.

Het technisch dossier achter de DoC (Bijlage VII, Module A)

Een verklaring is slechts zo sterk als de technische documentatie van Bijlage VII waarop ze rust. De PPWR gebruikt de conformiteitsbeoordelingsroute van de "interne productiecontrole" van Module A: de fabrikant voert de beoordeling zelf uit en houdt het dossier, zonder certificering door derden, tenzij een toekomstige uitvoeringshandeling anders bepaalt. Het dossier moet een algemene beschrijving van de verpakking bevatten, haar ontwerp en samenstelling (materialen, gewichten, lagen, coatings, inkten, lijmen), de resultaten van de recycleerbaarheidsbeoordeling volgens Bijlage II, bewijs voor gerecycleerde inhoud en eventuele controles op zorgwekkende stoffen en zware metalen volgens Bijlage V, de minimaliseringsbeoordeling volgens Bijlage IV, en de lijst van toegepaste geharmoniseerde normen — of de aangenomen alternatieve oplossingen waar normen ontbreken. Documenten verzamelen is niet hetzelfde als dit dossier opbouwen: het bewijs moet beoordeeld en intern consistent zijn, en dat is waar een gestructureerde recycleerbaarheidsbeoordeling rechtstreeks in de verklaring voedt.

Waar DoC-programma's van merkeigenaren stuklopen

1. De leveranciersgegevensketen is onvolledig

De grootste oorzaak van een ongeldige verklaring is ontbrekend bewijs stroomopwaarts. Een merkeigenaar die "onder uitsluitende verantwoordelijkheid" tekent, heeft per verpakkingscomponent een leveranciersverklaring nodig die materiaalsamenstelling, de zwaremetalensom van Bijlage V onder 100 mg/kg, de afwezigheid van opzettelijk toegevoegde PFAS in voedselcontactverpakking, de recycleerbaarheidstestbasis en de onderbouwing van gerecycleerde inhoud dekt. Verwerkers die alleen een gescande brochure kunnen leveren, en geen gestructureerde gegevens, vertragen het hele dossier. Start de cyclus van leveranciersgegevensverzoeken nu — een in juli verzonden verzoek heeft nog tijd om vóór 12 augustus terug te komen, een in augustus verzonden niet.

2. Niemand heeft beslist wie tekent

Bijlage VIII vereist een met naam genoemde, gemachtigde ondertekenaar. Voor een groep met meerdere entiteiten die verpakkingen op meerdere markten brengt, is de vraag welke rechtspersoon de "fabrikant" is — en dus welke bestuurder tekent — een governancebeslissing, geen detail voor het verpakkingsteam. Merken van buiten de EU verergeren dit: is er geen in de EU gevestigde fabrikant, dan erft een importeur of een gemachtigde specifieke verplichtingen, en de verklaring moet de juiste partij noemen. Los de ondertekenaarskaart op voordat je één verklaring opstelt.

3. Geharmoniseerde normen dekken nog niet alles

Merkeigenaren nemen vaak aan dat ze voor elke eis eenvoudig een geharmoniseerde norm kunnen aanhalen. Veel van de normen die de PPWR zullen onderbouwen — waaronder de in april 2026 gepubliceerde CEN-reeks EN 18120 over ontwerp voor recycling — zijn nog niet in het Publicatieblad aangehaald, en de gedelegeerde handelingen over ontwerp voor recycling op grond van Artikel 6(4) zijn pas verwacht op 1 januari 2028. Tot dan staat Bijlage VIII uitdrukkelijk toe de aangenomen alternatieve technische oplossing aan te halen. Het dossier moet daarom de werkelijk gebruikte methode documenteren (bijvoorbeeld een erkend recycleerbaarheidsprotocol), niet een normverwijzing die nog niet bestaat.

4. Eén verklaring per verpakkingstype — op portfolioschaal

De verplichting geldt per verpakkingstype, niet per onderneming. Een merk met een primaire kartonverpakking, een krimpfolie, een etiket en een verzenddoos op één product heeft al bewijs nodig voor vier constructies, elk traceerbaar tot een eigen verklaringsregel. Vermenigvuldig dit over een catalogus en de oefening houdt op een documenttaak te zijn en wordt een gegevensbeheertaak. Precies daar falen spreadsheets en verdient toegewijde PPWR-software haar plaats — door consistente, geversioneerde verklaringen te genereren uit één bron van componentgegevens.

5. Bewaring en markttoezicht worden onderschat

De verklaring en het technisch dossier moeten vijf jaar worden bewaard nadat de laatste eenheid eenmalige verpakking op de markt is gebracht, en tien jaar voor herbruikbare verpakking. Markttoezichtautoriteiten kunnen het dossier opvragen in de taal van de betrokken lidstaat. Een verklaring die je niet kunt terugvinden, of waarvan het onderbouwende bewijs is overschreven door een latere specificatiewijziging, is feitelijk geen verklaring. Versiebeheer en archivering maken deel uit van de verplichting, niet een bijzaak achteraf.

Een praktisch actieplan voor merkeigenaren

• Breng het portfolio in kaart per verpakkingstype. Ontleed elk product in zijn verpakkingsconstructies (primair, secundair, gegroepeerd, transport, e-commerce). Elk type heeft een eigen verklaringsregel en technisch dossier nodig.
• Leg nu de fabrikant en ondertekenaar per markt vast. Beslis welke rechtspersoon de PPWR-fabrikant is, bevestig EU-vestiging of stel een gemachtigde aan voor merken van buiten de EU, en benoem de gemachtigde ondertekenaar.
• Verstuur onmiddellijk gestructureerde leveranciersgegevensverzoeken. Eis per component samenstelling, Bijlage V-verklaringen over zware metalen en PFAS, recycleerbaarheidsbasis en bewijs van gerecycleerde inhoud in een gestructureerd formaat — geen gescande PDF.
• Bouw het Bijlage VII-dossier en leid daaruit de verklaring af. Beoordeel de recycleerbaarheid volgens Bijlage II, voltooi de minimaliseringsonderbouwing volgens Bijlage IV en leg de gebruikte geharmoniseerde normen of alternatieve oplossingen vast. De verklaring is de samenvatting van een beoordeeld dossier, niet het dossier zelf.
• Gebruik het model van Bijlage VIII letterlijk. Controleer of alle tien verplichte elementen op elke ondertekende verklaring aanwezig zijn; één ontbrekend veld maakt haar ongeldig.
• Zet bewaring en versiebeheer op. Archiveer elke verklaring met haar bewijs, houd de bewaartermijn van vijf/tien jaar aan en vergrendel een herafgiftetrigger telkens als een specificatie verandert.
• Stem voor de Duitse markt af op VerpackG en LUCID. Merkeigenaren die verpakkingen in Duitsland op de markt brengen, registreren zich al bij de ZSVR (LUCID) en licentiëren via een duaal systeem; de PPWR-verklaring komt naast — niet in plaats van — die nationale verplichtingen, en dezelfde componentgegevens voeden beide.

Hoe PPWR Connect merkeigenaren helpt de verklaring te beheren

De conformiteitsverklaring is het punt waar elke PPWR-verplichting samenkomt op één ondertekende pagina, en voor merkeigenaren is het lastige deel niet de pagina — het is het verzamelen, beoordelen en bewaren van het bewijs erachter over een hele catalogus. PPWR Connect geeft merkeigenaren één plek om elk verpakkingstype te inventariseren, gestructureerde leveranciersgegevens te verzamelen, de recycleerbaarheidsbeoordeling van Bijlage II en de minimaliseringscontrole van Bijlage IV uit te voeren, consistente Bijlage VIII-verklaringen uit die beoordeelde gegevens te genereren en elke verklaring met haar technisch dossier te archiveren voor het bewaarvenster van vijf of tien jaar. Wil je weten welke van je SKU's al een verdedigbare verklaring hebben en welke met nog vier weken te gaan blootgesteld zijn, begin dan met een gratis PPWR-gereedheidsbeoordeling — die legt je verpakking naast de Artikelen 5 tot en met 12 en toont precies waar het bewijs voor de verklaring ontbreekt.